《完成任务的方法》课程

（v2.0_080713） 

制作人：张诗凝 主管-推广组 

      要达到效果，成员必须知道上层所要求的成果，并且有能力了解和完成任务。此外，这位成员不一定是最有能力完成任务的人，但却是最适合接受挑战的人。上层授权是为了让成员从中获得经验和知识，给他们提供成长的机会。上层必须花费一些时间和心力，协助成员成功地达成任务。 

完成任务的方法：

 
　　1）计划—

      高层必须花时间做计划，找出哪些工作应该要交给部属执行，哪些则是自己应该花更多时间好好做的事情。事实上，花时间就是为了省时间，几个小时的完整计划与说明，可以为高层及成员节省许多执行的时间。

       
　　2）充分沟通—

      不仅仅是一句“你照着我说的去做就对了。”高层必须清楚沟通任务的目标，并追踪过程，才有成功的可能。 

   3）谨慎选择执行任务的成员-- 
　　执行的任务必须和成员的特质相符。要把任务分配给最适合的成员，高层必须对所有成员的技能以及他们对工作内容的好坏有所了解，才能选出具有能力及意愿出色完成任务的成员。 
　　

   4）充分解释任务内容— 
　　高层要确定成员了解任务的内容，任务在社团中所扮演的角色(包括重要性及急迫性)，并警告成员他们可能会面对的问题(例如，机密信息可能难以取得)。还要向成员说明执行任务的原因和对任务结果的预期等，帮助成员全面地了解任务的意义，避免成员只是单纯被赋予任务。 
　　告知成员任务内容后，高层应该要求成员复述，以确认他了解工作内容。只是询问成员是否了解，然后对方点头称是，并不代表成员真正了解。有时候成功传达任务内容所需花费的时间和精力，不亚于高层亲自执行，因而高层必须有心理准备。 
　

   　5）排定支持措施。 
　　例如，告知成员，当他们有问题时，可以向谁求助，并且提供他们需要的工具或资料。当把工作分配给成员时，确定也把权力一起转交。例如，告诉合作对象，自己已经授权给某位成员负责，请他以后直接给予该名成员协助，事先为成员的成功铺平道路。此外，高层要让成员了解，他们日后还是可以寻求高层的意见和支持。 

   6）做到真正授权。 
　　授予成员权力和授予责任一样重要。高层应该相信成员能够做出正确决定，给予成员完成任务所需的弹性和自由，不要处处插手。成员是不同于高层的个体，所以高层不要预期成员会采用和自己一模一样的做事方式。 
　　

   7）定时追踪进度。 
　　成功的授权并非在交待完成员便结束了，高层需要定时追踪成员的进度，给予成员应得的赞赏与具有建设性的回馈，并且传达关心之意，必要时提供成员需要的协助和指导。高层可以和成员一起设定任务的不同阶段、应该完成的期限、评估工作成果的标准、双方定期碰面讨论的时间及项目等，并且确实执行这些追踪检讨。即使定期的会面只是短短15分钟，高层与成员也可以一起检视当初所设定的目标，防范执行任务可能出现问题。 
　　

   8）任务完成后进行检讨。 
　　在任务完成后，开会总结以便让高层及成员都可以藉此了解，下次在授权及接受任务时，各自可以改进的地方。 

总结

      高层和成员必须时常配合。高层应该慢慢的把权力转交给成员，让成员做出适当的决定。成员应该从中学习并且避免犯下同样的错误。